Management-Service | Digitalisierte Hilfsmittel – Modulprogramme

Zu normativen Anforderungen, die einen dokumentierten Nachweis erfordern, bzw. zu bestimmten Beratungsthemen bieten wir unseren Kunden digitalisierte Lösungen an,

  • Microsoft WORD: vorbereitete Informationen wie Handbücher, Anweisungen und Aufzeichnungsdokumente
  • Microsoft EXCEL: vorbereitete Aufzeichnungen mit Berechnungen, teilweise mittels VBA programmiert
  • Microsoft ACCESS: themenspezifische modulare Datenbankprogramme

Unsere Unterstützung in diesem Themenschwerpunkt besteht aus Beratung und Zuarbeit bezogen auf:

Unsere Leistungsangebote

Elektronischen Dokumenten (oder in der Normensprache „Dokumentierte Information“) gehören selbst bei leistungsfähigen ERP-/Warenwirtschafts-Systemen immer noch zur betrieblichen Praxis. Vereinfacht unterschieden in (System-)Dateien

  • zur Informationen (z.B. Handbücher, Arbeitsanweisungen, interne oder externe Mitteilungen, Regeln)
  • zur Aufzeichnung von wichtigen Daten (z.B. Protokolle, Prüfberichte, Einarbeitungspläne)
  • zur Planung (z.B. Projektdokumente, Finanzplanung)
  • zum Report

Gemäß Normenkapitel 7.5 (Normenrevision 2015) sind im Umgang mit diesen Dokumenten Lenkungsregeln zu beachten. Auch wenn es im Tagesgeschäft schwerfällt, sollte in einem Dokument (insbesondere wenn es zu der Aufzählung gehört) generell erkennbar sein:

  • wer für den Inhalt verantwortlich ist (Autor, Zuordnung)
  • zu was das Dokument gehört (Titel)
  • welchen Stand das Dokument hat (Datum, Identifikation)

Diese Regeln gelten auch, wenn ein Dokument handschriftlich erstellt und in Prozessen, Arbeitsplätzen als wichtige Information oder „Papier-Datenträger“ eingesetzt wird.

Primär sollte das Ziel bei elektronischen Dokumenten darin liegen, die zweite Aufzählung zu gewährleisten. Speziell zu normativen Themen bieten wir Unterstützung an.

Diese besteht aus reinen Vorlagen [A], d.h. Dokumentdateien, die mit firmenspezifischen Inhalten ausgearbeitet werden müssen oder aus Dokumentdateien [B], die bereits textlichen Vorbereitungen enthalten, die lediglich mit den Verantwortlichen inhaltlich abgestimmt und firmenspezifisch angepasst werden müssen.

[A] Dokumentdateien im Sinne von strukturierten Vorlagen (Beispiele)

  • Fachbereichshandbücher = Handbuchvorlage für einen Fachbereich, der für den Inhalt selbst verantwortlich ist. Das Fachbereichshandbuch ist ein generalistisches Informationsdokument, welches primär und vorzugsweise als alleinige Informationsquelle eingesetzt wird. Es beinhaltet alle für den Fachbereich zutreffenden Regelungen (= normativer Anforderungen sowie alle sonstigen wichtigen Informationen) und ersetzt (sofern vorhanden) klassische Anweisungen wie Arbeits- und Prüfanweisungen. Das Fachbereichshandbuch besteht aus 2 Teilen und enthält nach Fertigstellung im Wesentlichen: Teil 1 (mit geringer Änderungswahrscheinlichkeit)
    • Informationen zur Organisation (Organigramm, Ansprechpartner, Verantwortlichkeiten des Fachbereichs, wesentliche Aufgaben und Befugnisse)
    • Fachbereichsspezifische Regeln (vorrangig vom Fachbereichsleiter mit Personal oder Führung erarbeitet) was z.B. unter Unternehmensethik und Unternehmenspolitik zu verstehen ist, wie das interne Konflikt-, Notfall und Krisenmanagement behandelt wird
    • Beschreibung der internen und externen Kommunikation, regelmäßige Besprechungen inkl. Besprechungsregeln, Arbeitsgruppen
    • Fachbereichsspezifische normative Anforderungen (z.B. zu Qualität, Informationssicherheit) und sonstige Kontext-Anforderungen (z.B. Arbeits- und Gesundheitsschutz)
    • Verweise auf weitere wichtige Informationsquellen (im einfachsten Fall Bilder, Filme oder Power-Point Präsentationen)
    • Liste eingesetzter Hilfsmittel (Programme, Liste verfügbarer digitalisierter Aufzeichnungs- und Bearbeitungsdokumente etc.)
    • Konkrete Beschreibungen im Sinne von Arbeits-, Prüf- und Verfahrensanweisungen (diese sind dann nur als zusätzliches Dokument notwendig, wenn die Information am Ort der Arbeitsausführung benötigt wird).

Teil 2 (mit geplanter Änderungswahrscheinlichkeit)

    • „Fachbereichs-Lexikon“ = Sammlung wichtiger Informationen und Regeln zu fachbereichsspezifischen Themen
    • Thematische Regeln (vorrangig vom Fachbereichsleiter vorgegeben) z.B. zum Umgang mit Kunden
    • Ziele des Fachbereichs, wichtige Kennzahlen
    • Beschreibung eingesetzter Methoden (z.B. FMEA) die u.a. normativer Anforderungen an den Umgang mit Risiken und Chancen behandeln
    • Beschreibung von Datenanalysen, Reports o.ä.
  • Vorlagen im Sinne prozessbegleitender Informationen und als Aushang bestimmt (z.B. Arbeitsanweisungen, interne Mitteilungen)
  • Vorlagen im Sinne von Aufzeichnungen (z.B. Fehlerprotokoll)
  • Berichtsvorlagen (z.B. ISO-Managementbericht)

[B] Inhaltlich vorbereitete Dokumentationen (Beispiele)

  • Systemhandbücher
    • Qualitätsmanagementsysteme nach ISO 9001
    • Umweltmanagementsysteme nach ISO 14001
    • Informationssicherheitsmanagementsysteme nach ISO 27001
    • Management für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit nach ISO 45001
  • Verfahrensanweisungen (u.a. nach Anforderungen aus der ISO 9001:2008)
    • Lenkungsregeln zum Dokumentations- und Aufzeichnungssystem
    • Fehlermanagement inkl. methodischer Korrekturprogramme
    • Änderungs- und Verbesserungsmanagement
    • Interne Audits
  • Dateien zu normativ geforderten Themen
    • Kontext der Organisation: tabellarische Übersicht „Interessierte Parteien“
    • Kontext der Organisation: tabellarische Übersicht „Anforderungen interessierter Parteien“ (Vorstufe zum Rechtskataster)
    • Kontext der Organisation: Dokumente zu Verantwortlichkeiten, Aufgaben, Anforderungen, Kompetenzen, Befugnisse
    • Aufbauorganisation: thematische Organigramme, Aufgaben-Personen-Zuordnung, Stellenbeschreibungen, etc.
    • Risikomanagement: Risikoanalyse, Qualitätsmanagementplan (mit Ergebnis Prüfplanung), FMEA-Vorlage,
    • Fehlermanagement: VBA-programmiertes Excel-Fehlermanagement (u.a. mit 3D-/5D-/8D-Report)

Sie könne es selbst machen – oder wir nehmen Ihnen gerne die Arbeit ab und bringen als Mehrwert unsere Erfahrung mit ein

Erstellen von ISO-Managementberichten.
Auch in Zeiten von KI bieten wir noch MI an. Insbesondere Berichte sollten von Menschen erstellt werden, damit die Aussagen zur menschlichen Logik passen. Damit verbunden ein wichtiger Vorteil. Die Erstellung eines Berichts, soweit er nicht gedankliche Prosa ist, verlangt strukturiertes und gleichzeitig vernetztes Denken. Oft werden erst beim Erstellen des Berichts Zusammenhänge klar oder es kristallisieren sich Erkenntnisse oder Lösungen daraus.

Entweder vor Ort oder per TEAMS

  • Interview zu den Inhalten. Ein Interview bietet immer einen Mehrwert, da in dieser Phase Anregungen, Empfehlungen und Hinweise möglich sind und sich die beschriebenen Vorteile ergeben
  • Erstellen des Berichts mit anschließender Feinabstimmung

Erstellen von betrieblichen Hilfsmitteln.
Nutzen Sie unsere Kenntnisse zu Microsoftanwendungen. Wir setzen Ihre Vorgaben unter Berücksichtigung des betrieblichen Corporate Identity (CI) in normenkonforme Hilfsmittel um. Sofern im Sinne einer vereinfachten Handhabung gewünscht, bei Excel mit Formeln oder VBA-Programmierung.

Datenanalysen.
Auswertung von Excel-Export-Daten aus dem betrieblichen ERP mit EXCEL oder ACCESS.

Unsere Leistungsangebote

Mit diesem Angebot richten wir uns an Kleinstbetriebe und Betriebe, die innerhalb ihrer DV-Nutzung Lücken bei thematischen Anwendungen sehen.

Wir schließen solche Lücken in der betrieblichen DV-Landschaft mit ACCESS-Programmen, die auf einer „Plattform-Strategie“ basieren. Die Programme werden über Ihre Office-Anwendung ACCESS betrieben und nicht als Cloud-Lösung. Diese Variante hat viele Vorteile – daher gewählt – und zwangsläufig auch Einschränkungen. Wir informieren Sie gerne zu den Möglichkeiten.

Mit „Plattform-Strategie“ ist Folgendes gemeint:

  • In permanenter Aktualisierung unter Einbezug der Erfahrung aus vielen Beratungen/Audits sind Programme zu speziellen Themen wie
    • Dokumentenmanagement
    • Betriebsmittelmanagement
    • Personalmanagement
    • Finanzplanung mit betriebswirtschaftlichen Berechnungsmöglichkeiten
    • Auftragsmanagement
    • Kontextmanagement
  • Über logische Festlegungen können diese Programme allein oder vernetzt arbeiten. Daher der Begriff „Modulprogramme“. Sofern über das Firmennetzwerkt gewährleistet, erfolgt die Vernetzung über einen programmierten Datenaustausch der Programme untereinander – also ohne SQL-Server. Die angebotenen Programme sichern sich selbst, Updates können schnell und einfach durchgeführt werden.
  • Optisch und funktional sind die Programme weitestgehend gleich aufgebaut
    • Viele Basisfunktionen sind in allen Programmen enthalten, z.B. Dateioptionen mit direktem Zugriff auf Dateien im Firmennetzwerk/PC
    • E-Mail-Funktion
  • Auf Kundenwunsch können individuelle Themen-Programme mittels der „Plattform-Grundstruktur“ erstellt werden
  • Alle Programme können innerhalb eines vertraglichen Rahmens „dupliziert“ werden (quasi wie eine Excel-Datei), d.h. für mehrere Anwender ein eigenes (vernetzt kommunizierendes) Programm. Die Erstellung des Duplikats erfolgt durch den internen Administrator und dauert nur wenige Minuten.
  • Alle angebotenen Programme bieten wir in Kombination Programme & Beratung In dem Fall bezieht sich Beratung nicht nur auf die Programmanwendung, sondern auf das Thema (z.B. Betriebsmittelmanagement: Maschinenkosten und Maschinen-Verrechnungssätze).

Weitere Informationen finden Sie im Download

Ein weiteres Leistungsangebot betrifft die Analyse des prozessbezogenen Informationsflusses mit dem Ziel eines optimierten Informations- und Datenmanagements

In Unternehmen sind zahlreiche Dateien/Dokumente im Einsatz, sowohl aus externer, als auch aus interner Quelle. Zum Teilt parallel zu DV-Systemen und teilweise ohne erkennbares Lenkungssystem. Dieses kann zu Intransparenz, wiederholten zeitlichen Mehraufwand oder Fehlern führen.

Im Sinne der Optimierung empfiehlt sich folgende Vorgehensweise

Schritt 1: Transparente Prozessaufnahme mittels Brown-Paper. Diese führt zu folgenden Ansätzen

  • welche Informationen und Daten werden entlang einer Prozesskette aktuell erhoben und in welcher Form verarbeitet
  • wo fehlen Informationen oder sind lückenhaft, wo gehen bereits vorhandene Informationen verloren, wo werden veraltete Informationen verwendet, wo werden Informationen mehrfach (von verschiedenen Stellen/Personen) erhoben, was ist unwichtig
  • wie optimal sind eingesetzte Systeme („Weg des Papiers“) oder der Datenverarbeitung und welchen nicht gewollten Beitrag leistet die Organisation innerhalb dieses Themas

Schritt 2: Konzeption des optimalen Informations- und Datenflusses

Bei der Konzeption geht es um die Klärung folgender Fragen:

  • wie soll das Informations- und Datenmanagement organisierst sein, wer ist verantwortlich und welche Regeln sind sinnvoll
  • was kann in vorhandene prozessbegleitenden DV-Systems direkt integriert werden, ohne zusätzliches Papier/Dateien einzusetzen
  • wie kann generell das Informationsmanagement gestaltet werden, um den operativen Aufwand so gering wie möglich zu halten (kein „E-Mail-Tsunami) und dennoch alle wichtigen Stellen/Personen mit den aktuellen Informationen zu versorgen