Struktur des Integrierten Managementsystems

Erläuterung der empfohlenen Struktur

Jede HLS-Norm gibt zu ihrem jeweiligen Thema grundsätzlich vor, „das etwas getan werden muss“. Eine konkrete Vorgabe „wie die Normenforderung umgesetzt wird“ fehlt berechtigterweise. Dieses liegt in der alleinigen Entscheidung der Organisation. Weiterhin fehlt in jeder HLS-Norm die explizite Anforderung, ein Handbuch zu erstellen. Somit liegt die Entscheidung für ein Systemhandbuch ebenfalls bei der Organisation. Die Norm ist das „Filmthema“, das Handbuch das „Drehbuch“. Welcher Film kommt ohne Drehbuch aus?

Es gibt somit Gründe, die Umsetzung normativen Anforderungen unternehmensspezifisch in einem Handbuch zu beschreiben.

• Handbücher sind Informationsmedien. Sie erleichtern interessierten Personen die Intention und die unternehmensspezifische Interpretation der jeweilige Norm zu verstehen. Keine der HLS-Normen schreibt vor, wie eine Anforderung umgesetzt werden muss. Somit bleibt die unternehmensspezifische Ausarbeitung eine Ermessenssache und bietet Raum für kreative Lösungen. In diesem Zusammenhang ist die Bezeichnung „Interpretation der Norm“ zutreffend. Lösungen müssen prinzipiell immer den Charakter einer Verbesserung haben und nicht eine unnötige Mehrbelastung darstellen. Es gibt nicht nur eine bzw. DIE Lösung. Anmerkungen von Auditoren oder Beratern zu einer unternehmensspezifischen Lösung sind legitim und oft hilfreich. Aber! Wenn eine Lösung normenkonform ist, muss sie akzeptiert werden.
• Ein Handbuch ist prinzipiell eine Art Navigationssystem, welches von einer abstrakten Normenanforderung auf Instrumente der Umsetzungsebene verweist. Arbeitet die Organisation – also alle Beschäftigten – nach den grundsätzlichen Regeln des Handbuchs, ist ein wichtiges Ausgangsziel erreicht. Dafür müssen nicht alle Beschäftigten das komplette Handbuch kennen. Vielmehr ist es für einen Praxisnutzen wichtig, den zutreffenden Part in geeigneten Instrumente zu übernehmen und im Handbuch darauf zu verweisen.
• Mit dem Zeitpunkt, ab dem mehrere HLS-Normen implementiert werden, stellen Handbücher die verbindende oberste Dokumentationsebene dar (in den Grafiken dargestellt).
• Zuletzt: Norm und Handbuch sind Hilfen für ein Unternehmen, um dieses vor Folgen von Unkenntnis zu bewahren. Daher ist grundsätzlich bei der Umsetzung der Norm eine Lösung anzustreben, die einen Mehrwert für das Unternehmen darstellt. Eine reine „Auditorenlösung“ ist ebenso wie eine fehlende Umsetzung keine Lösung. Gleiches gilt für einen „Dokumentationsdschungel“, der in der Praxis aufgrund seines Umfangs keine ausreichende Beachtung findet.

Zu beachten ist, dass jede Norm den Anspruch erhebt, dass die umsetzende Dokumentationsstruktur einen Bezug zum Thema der Norm hat. Erfolgt dieses bis auf die Arbeitsebene besteht die Gefahr, dass bei Aufnahme weiterer Normen ein Berg von spezifischen Dokumentationen entsteht.

Wir empfehlen daher bereits bei der Konzeption zur Umsetzung von nur einer Norm, z.B. ISO 9001, darauf zu achten, dass die Dokumentations-struktur offen für weitere Managementnormen gestaltet wird.

Die Pyramidengrafik zeigt bereits diesen Ansatz. Die Spitze „Gesamthandbuch“ enthält entweder keine normenspezifische Inhalte, ist also ein reines Navigationsinstrumente, oder enthält alle Festlegungen, die bei der nachfolgenden Grafik im „Führenden Systemhandbuch“ vorgesehen sind und sich in allen Normen wiederfinden (z.B. Regeln zu dokumentierten Informationen). Also vorrangig generelle betriebliche Regelungen und Beschreibung der Organisation.

Für die Festlegung bzw. Beschreibung der verbleibenden normenspezifischen Anforderungen dienen die Systemhandbücher (thematische Modulhandbücher). Diese werden in Schulungen oder bei Audits eingesetzt. Darunter beginnt die Ebene der generalistischen Dokumentation, also der Praxisbezug. Die nachfolgende Grafik verdeutlicht diesen Übergang von thematischer Dokumentationen zur organisatorischen Dokumenten. Erst diese Dokumentationsebene betrifft die Bereichs- und Prozessverantwortlichen.

Der Vorteil bei dieser Vorgehensweise liegt darin, dass die Prozessverantwortlichen nicht mit redundanten Dokumenten konfrontiert werden, sondern ein Dokument zur Prozessunterstützung erhalten.  Dieses bezieht sich primär auf die Ebene der Informationsnutzung und Informationsrückgabe (i.d.R. in Form von Prozessdaten oder Aufzeichnungen).